Учет канцтоваров в 1С

Учет канцтоваров в 1С зависит от многих факторов, которые необходимо учесть, прежде чем переходить к настройке программы. Очень важно бухгалтеру правильно настроить учетную политику в программе и корректно указывать при проведении документов назначение активов (для каких нужд приобретаются), чтобы все эти механизмы в программе работали корректно. Только в этом случае разницы между БУ и НУ и прочие настройки будут учтены правильно. Давайте я расскажу в этой статье какие нюансы в учете канцтоваров вас могут ожидать.

Я постаралась учесть в этом материале все сопутствующие темы по полноценному учету канцтоваров, которые могут быть не сразу очевидными, но являются непосредственно связанными и могут вам пригодиться.

В этом материале:

• я покажу как учитываются оба варианта,
• как это отражается в программе 1С,
• разберем все возможные примеры,
• и вы сможете даже потренироваться на задачках, чтобы проверить себя как вы усвоили материал.

А также, если вам необходимо, я предоставлю вам доступ к облачной программе 1С, чтобы вы смогли потренироваться вносить примеры в программу следуя за моими тренировочными видео-инструкциями, где я все очень подробно объясняю, начиная с самих настроек программы для учета канцтоваров.

Итак, давайте начнем с бухгалтерского учета канцтоваров.

УЧЕТ КАНЦТОВАРОВ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

Учет канцтоваров в бухгалтерском учете зависит от характера, стоимости и выбранной организацией учетной политики.

По общему правилу ФСБУ 5/2019 делит запасы (к которым относятся и канцтовары) на два основных критерия: потребляются в течение не более 12 месяцев и со сроком использования более 12 месяцев.

Так как под понятие «запасы» можно отнести огромное количество видов активов, то я сделаю некоторое уточнение, чтобы вам стало гораздо яснее применение ФСБУ 5/2019 и после этого вы не будете путать запасы между их категориями.

1. Операционный цикл — это понятие, применяемое именно к запасам (МПЗ). Это период между закупкой материалов для переработки/продажи и моментом получения денег за готовую продукцию/товары. Канцтовары не проходят операционный цикл, они потребляются для его обеспечения (административные нужды). Поэтому для них важен критерий «потребление в течение 12 месяцев».
2. Основное средство — это актив, который используется для производства продукции, выполнения работ/услуг, управления организацией свыше 12 месяцев, а не для перепродажи.

Таким образом:

• Бумага, ручка, папка — это предметы, которые потребляются (исчезают, физически изнашиваются) в процессе использования для управления организацией. Их срок службы может быть и больше года (например, дырокол), но характер использования — потребление. Поэтому они — запасы (МПЗ). Учетная политика лишь решает, учитывать ли их на счете 10 или списывать сразу в расходы периода.
• Калькулятор, брошюровщик, принтер — это средства труда. Они не потребляются, а эксплуатируются для управления организацией. Они сохраняют свою форму и функции в течение длительного времени (свыше 12 месяцев) и переносят свою стоимость на расходы через амортизацию. По своей экономической сути — это основные средства (или малоценка). Однако, из-за длительного срока использования, они не могут учитываться в составе запасов по ФСБУ 5/2019 (п. 2, 3). Если их стоимость превышает лимит, установленный в учетной политике, их учитывают как основные средства. Если стоимость ниже лимита, их, как и МПЗ, можно сразу списать в расходы периода, воспользовавшись упрощенными способами по ФСБУ 6/2020 (п. 5).

1. Для начала давайте скажу про те компании, которые применяют ФСБУ 5/2019 в полном объеме.

Если канцтовары потребляются в течение не более 12 месяцев (например, ручки, скрепки, бумага), то они относятся к материально-производственным запасам (МПЗ) и принимаются к учету по фактической себестоимости (п. 3, 11 ФСБУ 5/2019). Фактическая себестоимость включает в себя не только стоимость покупки, но и все сопутствующие затраты (например, доставку).

Если же срок использования канцтоваров более 12 месяцев (например, калькуляторы), то они и вовсе могут быть учтены как основные средства. Но это только в случае, если их стоимость превышает лимит, установленный в учетной политике. Если стоимость ниже лимита или организация применяет упрощения по ФСБУ 6/2020, такие объекты также можно сразу списать в расходы. При этом их можно учесть на отдельном субсчете счета 10, например, 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

Проводка может быть следующей:

В 1С есть свои нюансы, о которых я расскажу позже и покажу на примерах.

Если же срок использования канцтоваров более 12 месяцев (например, калькуляторы), то они не могут быть учтены как запасы. Они могут быть учтены как основные средства только в случае, если их стоимость превышает лимит, установленный в учетной политике. Если стоимость ниже лимита или организация применяет упрощения по ФСБУ 6/2020, такие объекты также можно сразу списать в расходы. При этом для контроля за такими активами (калькуляторы, дыроколы) рекомендуется организовать забалансовый учет.

То есть по правилам бухгалтерского учета это малоценные основные средства.

2. В случае, если организация имеет право на ведение упрощенного бухгалтерского учета, или же компания решила не применять к запасам, предназначенным для управленческих нужд (к которым можно отнести канцтовары) ФСБУ 5/2019 (это право есть даже у крупных компаний, которые обязаны применять все остальные положения ФСБУ 5/2019 в полном объеме), то такие запасы / канцтовары можно учитывать сразу в расходах периода, в котором они были приобретены.

Проводка при списании сразу в расходы может быть следующей:

Но хочу сразу сказать, что в этом случае у вас пойдет разница между бухгалтерским и налоговым учетом! Дальше я все покажу на примерах, как это будет отражаться, в том числе в программе 1С.

И сейчас мы переходим к изучению двух этих разных подходов в учете канцтоваров.